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有机食品认证机构认可程序

颁布机构:国家有机(食品)认可委员会

1. 目的和范围
1.1 本文件规定了有机食品认证机构国家资格认可的程序。

1.2 本文件适用于国家有机(食品)认可委员会(以下简称认可委)对有机食品认证机构进行的认可和监督管理活动。

2. 引用文件
国家环境保护总局第十号令:《有机食品认证管理办法》

有机(食品)认证机构认可基本要求

ISO/IEC导则65:1996 认可机构的基本要求

ISO14001:1996 环境管理体系-规范及使用指南

ISO14010:1996 环境审核指南-通用原则

3. 定义
《有机(食品)认证机构认可基本要求》中的相关定义与下列定义均适用于本文件。

3.1 认证机构认可
认可委依据相关准则对认证机构从事有机食品认证的能力给予承认的一种程序。

3.2 认可评审
与认可认证机构有关的活动。包括为确定其是否满足认可基本要求并得到了有效实施所进行的文件评审、现场评审、评审报告的编制等,以及为认可决定提供信息的其他活动。

3.3 办公室评审
认可评审组在认证机构办公场所实施的评审,包括对认证机构总部及其分支机构的评审,以评审其在有机食品认证方面的实施和管理能力。

3.4 审核观察
认可评审组对认证机构或其分包方实施的有机食品审核活动进行的现场观察,以评审其是否具备在相关专业领域从事有机食品认证活动的能力。

3.5 监督评审
在认可证书有效期内,对认证机构是否持续满足认可基本要求所进行的定期或不定期的检查。

3.6 复评
在认可证书有效期届满时,根据认可基本要求对提出延续认可资格要求的认证机构进行的全面评审活动。

4. 认可申请
4.1 提出书面申请意向
拟申请认可的认证机构(以下简称申请者)应向认可委秘书处提交一份书面申请意向书。

认可委秘书处接到申请意向书后应向申请者提供以下有关认可要求和程序的公开文件:

1) 有机食品认证机构认可基本要求;

2) 有机食品认证机构认可程序;

3) 有机食品认证机构申、投诉处理程序;

4) 有机食品认证机构认可申请书及填写说明;

5) 其它应提供的公开文件。

4.2 提交申请书
申请者应填写认可申请书,并提交以下材料:

1) 申请者的基本情况说明及其证明材料,如申请者的名称、地址、法律地位以及人员、技术资源、办公场所和必要的办公设备等;

2) 申请认可的业务范围及相关证明材料;

3) 申请者从事有机食品认证活动的情况说明及所遵循的标准和公开文件;

4) 申请者的质量手册、程序文件及必要的相关文件。

4.3 受理申请
认可委秘书处收到申请者的认可申请书后,应对申请进行评审,决定是否受理并书面通知申请者。并与申请者签订认可合同,明确双方的权利义务,确定评审范围、评审工作量等相关事项。

5. 认可评审
5.1 评审准备
5.1.1 组建评审组

认可委秘书处在受理认可申请后,将根据认可申请的业务范围组建评审组并指定一名评审组长。评审组成员应:

1)具有认可委注册评审员资格;

2)熟悉认可要求和相关的认可程序;

3)全面掌握有关的评审方法和评审文件;

4)具备认可评审活动所必需的专业技术知识(必要时,可配备技术专家);

5)具备良好的语言、文字表达能力,交流能力,分析和判断问题的能力;

6)与受评审方无利益关系,能确保公正、客观地实施认可评审,包括:

a.评审组成员不应向受评审方提供有关咨询;

b.评审组成员不应是受评审方的审核员、技术专家、认证评定人员或其管理委员会和技术委员会等的组成人员;

c.评审组成员不应是受评审方活动的受益者;

d.评审组成员应避免受到可能对认可结果造成影响的商业、财务和其他方面的任何压力。

5.1.2 评审组组成的通知与确认

认可委秘书处应将评审组组成人员名单提前通知受评审方并得到受评审方的确认。

5.2 认可评审
认可评审工作按实施阶段分为文件评审、现场评审和评审报告编制三部分。

5.2.1 文件评审

评审组依据评审准则的要求对受评审方提交的认可申请文件和质量保证体系文件实施文件评审,并向受评审方提交文件评审报告,阐明对受评审方文件的评审意见。

受评审方应针对文件评审报告中提出的问题,在六十日内将补充与纠正材料报评审组进行验证。

在文件评审完成后,有机认可委秘书处将发出通知,说明文件评审结果。

5.2.2 现场评审

现场评审包括办公室评审及审核观察。

5.2.2.1 现场评审时机

受评审方在收到文件评审合格的通知后,可以按要求实施认证,在完成2-3家认证项目后,应向有机认可委秘书处提出现场评审的申请。在提出现场评审申请时,应根据申请认可的业务范围,安排相应的审核观察项目。

5.2.2.2 现场评审计划

有机认可委秘书处在接到现场评审申请后20日内与受评审方联系,安排现场评审计划。一般在现场评审前两周将评审计划书面通知受评审方,以征得受评审方对评审活动、评审日程等安排的同意。

5.2.2.3首次会议

评审组进行现场评审时,应先与受评审方的管理层召开首次会议。首次会议由评审组组长主持。主要有以下内容:

1)介绍双方参会人员;

2)说明评审的目的、范围和依据;

3)确认评审计划;

4)简要介绍评审的程序和方法;

5)在评审组与受评审方之间建立有效联络渠道;

6)承诺保密义务;

7)明确管理者代表在评审过程中的作用(包括要求由其书面确认不合格报告);

8)确认评审末次会议的日期和时间;

9)确认评审组工作所需的资源、设备等条件。

5.2.2.4办公室评审

在办公室评审期间,评审组依据评审准则对受评审方从事认证活动的条件与能力进行评审。评审主要以面谈、查阅记录等方式进行。

在办公室评审结束前,评审组应与受评审方召开总结会议,评审组就办公室评审结果与受评审方进行沟通。

5.2.2.5审核观察

完成办公室评审后,评审组将对受评审方进行审核观察。一般情况下,每一申请的认可业务范围应提交一个审核观察项目。

审核观察将在受评审方的审核现场进行,评审组的评审活动不应影响审核的正常进行。

5.2.2.6末次会议

评审组在完成全部现场评审活动后,应与受评审方召开现场评审末次会议。在末次会议上,评审组组长应:

1)对整个评审过程作概括性总结;

2)向受评审方提交评审过程中所有不合格报告,并确保不合格报告内容得到受评审方管理层的准确理解;

3)对已实施的纠正措施,向受评审方通报纠正措施的验证结论;

4)报告评审组的总体评审结论;

5)给受评审方就评审结果提供质疑的机会,并回答需澄清的问题。

5.2.3 对不合格纠正措施的验证

5.2.3.1在完成现场评审后,受评审方应在三个月时间内对不合格项进行纠正。并及时将纠正措施及证明材料报评审组验证。

5.2.3.2评审组应在收到纠正材料后二周内完成纠正措施验证。纠正措施的验证应视情况采取现场或文件验证。

5.2.4 评审报告

在上述评审活动全部完成后,由评审组长组织评审员根据文件评审、现场评审(办公室评审和审核观察)的情况形成总体评审报告,包括评审结论和推荐意见。

评审报告应由受评审方确认。对于与末次会议结论不一致之处,评审组应向受评审方做出说明。

6. 认可评定与批准
6.1评审报告的审核
评审组长完成评审报告后,由认可委秘书处组织秘书处技术评定组进行审议,审议通过后报秘书长签字。

6.2 认可评定
6.2.1 认可委根据秘书处提交的评审报告,对受评审方的资格进行认可评定。

6.2.2 认可委主任根据执委会的评定意见签发认可证书,由秘书处予以公告。

6.2.3 如果受评审方的认可评定没有通过,有机认可委秘书处应将评定结论和理由书面通知受评审方。

6.3 认可证书
6.3.1 认可证书的有效期限为4年。

6.3.2 认可证书内容包括:

1) 认可证书名称;

2) 认可标志;

3) 认证机构的名称、地址和邮政编码;

4) 认证机构获准认可的业务范围;

5) 认可的生效日期和截止日期;

6) 国家认可资格注册号;

7) 发证机构盖章。

7. 监督评审和复评
7.1 监督评审
7.1.1 认可委秘书处对获准认可的认证机构实施监督评审,以确保认证机构的运行持续满足认可基本要求。监督评审参照认可评审的有关程序进行。监督评审的审核观察一般与办公室评审在同一时间段内进行。

7.1.2 监督评审在认可证书有效期内至少每年一次。如果发生下列情况之一的,应适当增加监督评审的频次:

1)认证机构质量保证体系发生重大变更;

2)影响认证机构能力的变化,如人员、设备、场地、工作环境或其他重要资源的改变;

3)对认证机构的投诉、抱怨反映出其运行活动存在重大缺陷;

4)在以前的评审中,存在未实施充分评审的特定领域;

5)发生其它严重影响认证机构质量保证体系正常运行的情况。

7.2 复评
7.2.1 认可有效期届满时希望保留认可资格的认证机构,可在认可证书有效期满前3个月提出复评申请。对通过复评的认证机构重新颁发认可证书。

认可证书有效期满后,未提出复评申请的认证机构不得继续使用认可证书,认可委将注销其认可资格,收回认可证书及有关文件,并进行公告。

7.2.2 复评程序与认可评审的程序相同。复评的现场审核同时包括办公室评审和审核观察。

8. 附则
8.1 本文件由认可委负责解释。

8.2 本文件自发布之日起实施。