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如何让顾客转怒为喜

发稿日期:2013-01-31 18:39:35

顾客诉怨处理法则
 

    1:诉怨处理原则


 

    做生意不仅要创造顾客,更要留住顾客。无论处理什么样的抱怨,都必须要以顾客的思维模式寻求解决问题的方法。诉怨处理原则包括:


 

    (1)正确的服务理念


 

    需要经常不断地提高全体员工的素质和业务能力,树立全心全意为顾客服务的思想,“顾客永远是正确的”的观念。诉怨处理人员面对愤怒的顾客一定要注意克制自己,避免感情用事,始终牢记自己代表的是公司或商场的整体形象。


 

    (2)有章可循


 

    要有专门的制度和人员来管理顾客投诉问题,使各种情况的处理有章可循,保持服务的统一、规范。另外要做好各种预防工作,使顾客投诉防患于未然。


 

    (3)及时处理


 

    处理抱怨时切记不要拖延时间,推卸责任,各部门应通力合作,迅速做出反应,向顾客“稳重+清楚”地说明事件的原由,并力争在最短时间里全面解决问题,给顾客一个圆满的结果。否则,拖延或推卸责任,会进一步激怒投诉者,使事情进一步复杂化。


 

    (4)分清责任


 

    不仅要分清造成顾客投诉的责任部门和责任人,而且需要明确处理投诉的各部门、各类人员的具体责任与权限以及顾客投诉得不到及时圆满解决的责任。


 

    (5)留档分析


 

    对每一起顾客投诉及其处理要做出详细的记录,包括投诉内容、处理过程、处理结果、顾客满意程度等。通过记录,吸取教训,总结经验,为以后更好地处理地好顾客投诉提供参观考。


 

    2:诉怨处理技巧——令顾客心情晴朗的“CLEAR”方法


 

    卖场运营中,处理顾客诉怨是服务提供者的一项重要工作,如何平息顾客的不满,使被激怒的顾客“转怒为喜”,是企业获得顾客忠诚的最重要手段。在这里,我们将介绍一个处理顾客诉怨,令顾客心情晴朗的技巧——“CLEAR”方法,也即顾客愤怒清空技巧。


 

    理解和实践清空技巧能够帮助企业妥当地处理最棘手的情形。“令顾客心情晴朗(CLEAR)”的顾客诉怨应对原则包括以下步骤。


 

    C-控制你的情绪(Control)


 

    L-倾听顾客诉说(Listen)


 

    E-建立与顾客共鸣的局面(Establish)


 

    A-对顾客的情形表示歉意(Apologize)


 

    R-提出应急和预见性的方案(Resolve)


 

    (1)控制你的情绪(C)


 

    ①目的


 

当顾客发怒时,导购员要处理的第一个因素是控制自己的反应情绪。当顾客进行投诉时,往往心情不好,失去理智,顾客的语言或者行为会让我们的员工感受到攻击、不耐烦,从而被惹火或难过,容易产生冲动,丧失理性,“以暴制暴”,这样就使得事态发展更加复杂,店面服务和信誉严重受损。见图4.7.


 

    ②原则


 

    坚持一项原则,那就是:可以不同意顾客的投诉内容,但不可以不同意顾客的投诉方式。正如我们可以不赞成他们说话的内容,但我们誓死捍卫他们说话的权利一样。顾客投诉是因为他们有需求没有被满足,所以我们应该要充分理解顾客的投诉和他们可能表现出的失望、愤怒、沮丧、痛苦或其它过激情绪等,不要与他们的情绪共舞或是责怪任何人。


 

    ③有效技巧


 

    下边是一些面对顾客投诉,帮助你平复情绪的一些小技巧。


 

    *深呼吸,平复情绪。要注意呼气时千万不要大声叹气,避免给顾客不耐烦的感觉。


 

    *思考问题的严重程度。


 

    *登高几步。要记住,顾客不是对你个人有意见,即使看上去是如此。


 

    *以退为进。如果有可能的话给自己争取点时间。如“我需要调查调查一下,10分钟内给您回电”,“我需要两三分钟时间同我的主管商量一起解决这个问题,您是愿意稍等一会儿呢,还是希望我一会儿给您打回去?”,当然你接着得确保在约定的时间内兑现承诺。


 

    (2)倾听顾客诉说(L)


 

    员工的情绪平复下来后,需要顾客也镇定下来才能解决好问题。先别急于解决问题,而应先扶平顾客的情绪,然后再来解决顾客的问题。


 

    ①目的


 

    为了管理好顾客的情绪,你首先要意识到这些情绪是什么,他们为什么投诉。静下心来积极、细心地聆听顾客愤怒的言辞,做一个好的听众,这样有助于达到以下效果。


 

    *字里行间把握顾客所投诉问题的实质和顾客的真实意图


 

    零售企业卖场顾客不满与投诉的类型五花八门,在处理时首先应把握顾客所投诉问题的实质和顾客的真实意图。


 

    *了解顾客想表达的感觉与情绪


 

    细心聆听态度,给顾客的抱怨一个渲泄,辅以语言上的缓冲,为发生的事情道歉,声明你想要提供帮助,进行细心地聆听,表示出与顾客合作的态度。这既让顾客将愤怒一吐为快,使愤怒的程度有所减轻,也为自己后面提出解决方案做好准备。


 

    ②原则


 

    倾听顾客诉说的不仅是事实,还是隐藏在事实之后的情绪,要遵循的原则应该是为了理解而倾听,并非是为了回答而倾听。


 

    ③有效技巧


 

    在顾客很恼火时,有效、积极的听是很有必要的。


 

*全方位倾听。要充分调动左右脑,直觉和感觉来听,比较你所听到、感到和想到的内容的一致性。用心体会、揣摩听懂弦外之音。


 

    *不要打断。要让顾客把心里想说的话都说出来,这是最起码的态度,中途打断顾客的陈述,可能遭遇顾客最大的反感。


 

    *向顾客传递被重视。


 

    *明确对方的话。对于投诉的内容,觉得不是很清楚,要请对方进一步说明,但措辞要委婉。


 

    (3)建立与顾客共鸣的局面(E)


 

    共鸣被定义为站在他人的立场,理解他们的参照系的能力。它与同情不同,同情意味着被卷入他人的情绪,并丧失了客观的立场。


 

    ①目的


 

    对顾客的遭遇深表理解,这是化解怨气的有力武器。当顾客投诉时,他最希望自己的意见受到对方的尊重,自己能被别人理解。建立与顾客的共鸣就是要促使双方交换表达。在投诉处理中,有时一句体贴、温暖的话语,往往能起到化干戈为玉帛的作用。


 

    ②原则


 

    与顾客共鸣的原则是换位真诚地理解顾客,而非同情。只有站在顾客的角度,想顾客之所想,急顾客之所急,才能与顾客形成共鸣。要站在顾客的立场想问题,学会换位思考:“如果我是顾客,碰到这种情况,我会怎么样呢?”


 

    ③有效技巧


 

    实现顾客共鸣的技巧有:


 

    *复述内容:用自己的话重述顾客难过的原因,描述并稍微夸大顾客的感受。


 

    *对感受做出回应:把你从顾客那里感受到的情绪说出来。


 

    *模拟顾客的境地,换位思考。想象一下,我们的供应商以相同或类似的方式对待他们的顾客(我们)时,我们会做出什么样的反应。


 

    不要只是说:“我能够理解。”这像套话。你可能会听到顾客回答到“你才不能理解呢——不是你丢了包,也不是你连衣服都没得换了。”如果你想使用“我能够理解”这种说法的话,务必在后面加上你理解的内容(顾客难过的原因)和你听到的顾客的感受(他们表达的情绪)。


 

    关于共鸣表达的最大挑战之一是使他们听起来很真诚。我们必须建立在困难的情形下沟通自己的风格,表现出对顾客观点的理解,听起来不老套也不油嘴滑舌。


 

    (4)对顾客的情形表示歉意(A)


 

    ①目的


 

    我们聆听了顾客的投诉,理解了他们投诉的原因和感受,那么就有必要对顾客的情形表示歉意,从而使双方的情绪可以控制。


 

    ②原则


 

    *不要推卸责任


 

    当问题发生时,很容易逃避责任,说这是别人的错。即便你知道是公司里谁的错,你也不要责备你的公司员工,这么做只会使人对公司整体留下不好的印象,其实也就是对你留下坏印象。


 

*道歉总是对的(即使顾客是错的)


 

    当不是自己的过错时,人们不愿意道歉。为使顾客的情绪更加平静,即使顾客是错的,但道歉总是对的,一定要为顾客情绪上受的伤害表示歉意。顾客不完全是对的,但顾客就是顾客,他永远都是第一位的。


 

    *道歉要有诚意


 

    一定要发自内心地向顾客表示歉意,不能口是心非、皮笑肉不笑,否则就会让顾客觉得是心不在焉的敷衍,自己被玩弄。当然,也不能一味地使用道歉的字眼儿来搪塞。


 

    *不要说但是


 

    当道歉时,最大的诱惑之一就是说“我很抱歉,但是……”这个“但是”否定了前面说过的话,使道歉的效果大打折扣。差错的原因通常与内部管理有关,顾客并不想知晓。最经典的例子是,当一家餐厅说到“我很抱歉,但是我们太忙了”,“谁在乎?”这样往往只会被人认为是在推卸责任。


 

    ③有效技巧


 

    *为情形道歉


 

    要为情形道歉,而不是去责备谁。即使在问题的归属上还不是很明确,需要进一步认定责任承担者时,也要首先向顾客表示歉意,但要注意,不要让顾客误以为公司/卖场已完全承认是自己的错误,我们只是为情形而道歉。例如可以用这样的语言:


 

    “让您不方便,对不起。”


 

    “给您添了麻烦,非常抱歉。”


 

    这样道歉既有助于平息顾客的愤怒,又没有承担可导致顾客误解的具体责任。


 

    *肯定式道歉


 

    当顾客出了差错时,我们不能去责备。要记住,当顾客做错时他们也是正确的,他们也许不对,但他们仍是顾客。


 

    我们可能无法保证顾客在使用产品的过程中百分之百满意,但必须保证当顾客不满找上门来时,在态度上总是能够百分之百的满意!


 

    (5)提出应急和预见性的方案(R)


 

    在积极地听、共鸣和向顾客道歉之后,双方的情绪得到了控制,现在是时候把重点从互动转到解决问题上去了。平息顾客的不满与投诉,问题不在于谁对谁错,而在于争端各方如何沟通处理,解决顾客的问题。


 

    ①目的


 

    *解决单次顾客投诉。


 

    *为顾客服务提供改善建议。


 

    ②原则


 

    对于顾客投诉,要迅速做出应对,要针对这个问题提出应急方案;同时,提出杜绝类似事件发生或对类似事件进行处理的预见性方案,而不仅仅是修复手头的问题就万事大吉了。


 

    ③有效技巧


 

    *迅速处理,向顾客承诺


 

 应迅速就目前的具体问题,向顾客说明各种可能的解决办法,或者询问他们希望怎么办,充分听取顾客对问题解决的意见,对具体方案进行协商。然后确认方案,总结将要采取的各种行动——你的行动与他们的行动,进行解决。要重复顾客关切的问题,确认顾客已经理解,并向顾客承诺不会再有类似事件的发生。


 

    *深刻检讨,改善提高


 

    在检查顾客投诉的过程中,负责投诉处理的员工要记录好投诉过程的每一个细节,把顾客投诉的意见,处理过程与处理方法在处理记录表上进行记录,深入分析顾客的想法,这样顾客也会有慎重的态度。而每一次的顾客投诉记录,店铺都将存档,以便日后查询,并定期检讨产生投诉意见的原因,从而加以修改。


 

    要充分调查此类事件发生的原因,仔细思考一下,为了防止此类事件的再度发生是否需要进行变革,对服务程序或步骤要做哪些必要的转变,以提出预见性的解决方案,即改善卖场服务质量的方法,以降低或避免将来发生类似的投诉。提出预见性解决方案也是对顾客的一个最好承诺。


 

    *落实


 

    对所有顾客的投诉意见及其产生的原因、处理结果、处理后顾客的满意程度以及店铺今后改进的方法,均应及时用各种固定的方式,如例会、动员会、早班会或企业内部刊物等,告知所有员工,使全体员工迅速了解造成顾客投诉意见的种种,并充分了解处理投诉事件时应避免的不良影响,以防止类似事件的再发生。


 

    *反馈投诉的价值


 

    顾客进行投诉是希望能跟你继续做生意,同时其对卖场服务不满信息的反馈无疑也给卖场提供了一次认识自身服务缺陷和改善服务质量的机会。于情于理,我们都要真诚地对顾客表示感谢。所以可以写一封感谢信感谢顾客所反映的问题,并就公司为防止以后类似事件的发生所做出的努力和改进的办法向顾客说明,真诚地欢迎顾客再次光临。


 

    为表示慎重的态度,常以企业总经理或部门负责人的名义寄出,并加盖企业公章。当顾客是通过消费者保护机构提出投诉时,就更需要谨慎处理了。原因在于零售企业回函的内容,很可能成为这类机构处理中的一个案例,或作为新闻机构获取消息的来源。


 

    总之,商场在处理各种顾客投诉时,要掌握两大原则:一是顾客至上,永远把顾客的利益放在第一位;二是迅速补救,确定把顾客的每次抱怨看作商场发现弱点、改善管理的机会。只有这样才能重新获得顾客的信赖,提高商场的业绩。当然,即使我们能够教授员工清空顾客不满的技巧,我们也有必要认识到使顾客烦恼的共同原因。一旦我们做到了这些,就能够持续地培训我们的员工来使他们回答和处理好这些问题,接着我们就能采用解决问题的具体方法,来看是否能够在长期内根除这样的问题。